Huishoudelijk reglement
| A. Bestuur | |
| Artikel A.1 |
De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur. |
| Artikel A.2 | Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen. |
| Artikel A.3 | Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der aanwezigen voor het voorstel stemt, mondeling of bij hand opsteken. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit. Zie ook de Statuten, Artikel 17, lid 5 a. |
| Artikel A.4 | De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt uit het bestuur een vervanger aangewezen. |
| Artikel A.5 | De secretaris is onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuursvergaderingen alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergaderingen (agendering, uitnodigingen, notulen, e.d.). Het secretariaat fungeert als postadres voor instanties in en buiten de vereniging. De secretaris is belast met het voeren van de officiële correspondentie van de vereniging en houdt tevens het archief van de vereniging. De secretaris is de contactpersoon van de vereniging. |
| Artikel A.6 | De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. Hij draagt zorg voor betalingen en het innen of doen innen van de contributies, donaties enz. In de Algemene Vergadering legt hij rekening en verantwoording af van zijn beheer over het afgelopen verenigingsjaar. Voor elke Algemene Vergadering is hij belast met de samenstelling van de begroting over het komende verenigingsjaar. Hij kan zich laten bijstaan door een 2e penningmeester en/of een financiële commissie. |
| Artikel A.7 | Het in art. 8 lid 3a van de Statuten genoemde rooster voor bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter en secretaris niet in hetzelfde jaar aftreden. |
| Artikel A.8 | Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de Algemene Vergadering, waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. |
| Artikel A.9 | Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag van de stand van zaken van de kas aan de kascontrolecommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid. |
| Artikel A.10 |
Het bestuur vergadert ten minste acht maal per jaar. |
| Artikel A.11 | Het bestuur kan besluiten dat bestuursleden commissievergaderingen bijwonen. |
| Artikel A.12 | Het bestuur geeft volmacht aan de door haar benoemde vertegenwoordigers bij overkoepelende instanties. Deze volmacht is te allen tijde door het bestuur herroepbaar. |
| Artikel A.13 | Van alle vergaderingen van het bestuur worden notulen gemaakt die na goedkeuring worden gedateerd en ondertekend door voorzitter en secretaris. |
| Artikel A.14 | Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserende als een uitvoerende taak. |
| B. Commissies | |
| Artikel B.1 |
Het bestuur laat zich in haar taken bijstaan door een aantal vaste en/of tijdelijke commissies. |
| Artikel B.2 | Leden van de vaste commissies, als bedoeld in art. B.1 van dit HR, worden benoemd door het bestuur. Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissieleden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt door het beëindigen van het lidmaatschap der vereniging. Een commissie heeft het recht voor zich voordoende vacatures ter completering van de betreffende commissie een voordracht bij het bestuur in te dienen. |
| Artikel B.3 | Commissies vergaderen zo vaak als nodig wordt geacht. Besluiten worden gecommuniceerd met het bestuur. |
| Artikel B.4 | Het bestuur of de Algemene Vergadering kan voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. Taak en aantal leden worden vastgesteld door de Algemene Vergadering. Na afronding van de taak wordt de commissie weer opgeheven. |
| Artikel B.5 | Alle commissies, als bedoeld in art. B.1 van het Huishoudelijk Reglement, zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. |
| Artikel B.6 | Het bestuur stelt een overzicht vast van de taken van de commissies en werkgroepen. |
| Artikel B.7 | Het bestuur stelt een overzicht vast van de taken van de commissies en werkgroepen. |
| Artikel B.8 | Het bestuur bepaalt de hoogte van een eventuele onkostenvergoeding. |
| C. Communicatie | |
| Artikel C.1 | Avantri heeft een website, www.avantri.nl Het bestuur kan hierop te allen tijde artikelen plaatsen die haar dienstig voorkomen. |
| D. Lidmaatschap | |
| Artikel D.1 | Met betrekking tot art. 4 lid 5a van de Statuten geldt dat aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. |
| Artikel D.2 | Adreswijzigingen dienen schriftelijk of via e-mail aan de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld. |
| Artikel D.3 | Indien nieuwe leden bij hun aanmelding als lid van Avantri nog lid zijn van een andere vereniging, aangesloten bij de Atletiekunie, dienen zij de naam van deze andere vereniging inclusief lidmaatschapsnummer van de Atletiekunie bij hun aanmelding te vermelden, zodat om de overschrijving van het lidmaatschap naar Avantri verzocht kan worden. |
| Artikel D.4 | Leden van andere bij de Atletiekunie aangesloten verenigingen die wensen deel te nemen aan onze trainingen, zonder dat zij zich willen aanmelden voor het lidmaatschap, kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij het bestuur van de vereniging. Zij worden dan geregistreerd als gastlid tegen een door het bestuur vastgesteld tarief. |
| Artikel D.5 | In aansluiting op art. 4, lid 2 sub d van de Statuten kunnen jeugdleden worden toegelaten die de leeftijd van vier jaar hebben bereikt. |
| Artikel D.6 | Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan schriftelijk of via e-mail geschieden. |
| Artikel D.7 |
Statuten en Huishoudelijk Reglement zijn opvraagbaar bij de secretaris. |
| E. Wedstrijden | |
| Artikel E.1 |
Deelnemers aan baanwedstrijden zijn verplicht in clubtenue uit te komen. Dit clubtenue bestaat uit:
|
| Artikel E.2 | Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden inschrijfgelden te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn. |
| Artikel E.3 | Het wedstrijdsecretariaat regelt de inschrijving voor wedstrijden (persoonlijke nummers). |
| F. Algemene Vergadering | |
| Artikel F.1 | In aansluiting op het in art. 15 lid 2 van de Statuten bepaalde, wordt de definitieve agenda van een door het bestuur bijeengeroepen Algemene Vergadering ten minste 14 dagen voor de vergadering aan de leden kenbaar gemaakt. |
| Artikel F.2 | Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te doen plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde Algemene Vergadering. Zij dienen dit voorstel schriftelijk ten minste vier weken voor de Algemene Vergadering in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging. |
| Artikel F.3 | Punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kunnen na toestemming door de Algemene Vergadering wel besproken worden maar mogen niet tot besluiten leiden. |
| Artikel F.4 | In aansluiting op art. 17 lid 4a van de Statuten geldt dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan een voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht. |
| Artikel F.5 | Alle leden hebben het recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door minstens vijf leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend tijdens de vergadering. |
| Artikel F.6 | Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn als men de presentielijst heeft getekend. Gelet op Artikel 17, lid 1 b van de Statuten moeten volmachten worden aangegeven op de presentielijst. |
| Artikel F.7 | Jaarlijks wordt op de Algemene Vergadering aan een door het bestuur voorgesteld persoon, groep, commissie of dergelijke de Kees Tuinenburgtrofee toegekend. Deze trofee wordt jaarlijks toegekend aan een persoon, groep, commissie of dergelijke binnen de vereniging die zich al dan niet in het kader van zijn/haar/hun taken bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging. |
| Artikel F.8 | Leden van Verdienste worden op voorstel van het bestuur door de Algemene Vergadering benoemd. |
| G. Geldmiddelen | |
| Artikel G.1 | In aansluiting op art. 13 lid 2 van de Statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan. |
| Artikel G.2 | Het bestuur mag geen geldleningen sluiten waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag van boven de € 10.000,- per verenigingsjaar zonder toestemming van de Algemene Vergadering. |
| Artikel G.3 | Het in art. 13 lid 3 van de Statuten bedoelde inschrijfgeld voor nieuwe gewone leden is voor alle categorieën hetzelfde bedrag. |
| Artikel G.4 | Eventuele boetes, opgelegd door de Atletiekunie, kunnen door het bestuur worden doorberekend aan het betreffende lid. |
| H. Slotbepalingen | |
| Artikel H.1 | Wijzigingen of aanvullingen van dit Huishoudelijk Reglement moeten door de Algemene Vergadering worden goedgekeurd met een meerderheid van ten minste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen. |
| Artikel H.2 | In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur. |
Goedgekeurd tijdens de Algemene Vergadering van 20 maart 2015. |
|
